Hoe richt je een Slack-kanaal in voor je bol.com-bestellingen?

Openbaar of privé

Slack kent openbare en privékanalen. Een openbaar kanaal kan iedereen in je werkruimte vinden, lezen en in zoeken terugvinden; gasten niet. In een privékanaal komt alleen wie door een lid is toegevoegd. Dat staat in What is a channel? van Slack.

Voor de meeste bol.com-teams is een openbaar kanaal de eenvoudigste keuze. BluePing kan er meteen in plaatsen en een nieuwe collega vindt het kanaal zelf. Slack raadt ook zelf aan om openbare kanalen te gebruiken waar het kan.

Kies een privékanaal als de bestellingen bij een kleine groep moeten blijven, bijvoorbeeld bij de mensen die inpakken. Een bestelmelding bevat geen klantnamen of adressen, wel artikelen en bedragen.

Twijfel je, begin dan openbaar. Je kunt een kanaal later omzetten naar privé of andersom. Wie dat mag, hangt af van je rol in de werkruimte, schrijft Slack in Convert a channel to private or public.

BluePing in een privékanaal zetten

In een privékanaal moet je BluePing eerst uitnodigen. Typ in dat kanaal:

/invite @BluePing

Sla je dit over, dan komt er niets binnen. Het is de meest voorkomende reden voor gemiste meldingen. In een openbaar kanaal hoeft het niet: daar mag BluePing plaatsen zonder lid te zijn.

Slack noemt in Guide to apps in Slack nog twee manieren. Je klikt op de kanaalnaam en kiest het tabblad Agents & apps, of je noemt de app in een bericht in het kanaal. Gebruik je meerdere privékanalen, nodig BluePing dan in elk kanaal apart uit.

Eén kanaal of één per meldingstype

Op Starter komen alle meldingen in één kanaal: nieuwe bestellingen, statuswijzigingen en lage voorraad. Voor de meeste verkopers is dat genoeg.

Op Plus kies je per meldingstype een eigen kanaal. Bestellingen gaan dan bijvoorbeeld naar #bol-bestellingen en voorraad naar #bol-voorraad. Dat helpt als de persoon die inkoopt een ander is dan de persoon die verzendt. Ieder volgt dan alleen het kanaal dat bij de eigen taak past.

Verkoop je met meer dan één winkel, dan staat onder elke bestelmelding de naam die je de winkel gaf bij het koppelen. Op Starter koppel je 1 winkel, op Plus tot 3. De prijzen staan bij Prijzen.

Een naam die je team meteen snapt

Een kanaalnaam bestaat volgens de regels voor ontwikkelaars van Slack uit kleine letters, cijfers, koppeltekens en lage streepjes, tot 80 tekens.

Slack raadt aan om vaste voorvoegsels te gebruiken, zodat kanalen bij elkaar staan in een alfabetische zijbalk. Dat staat in Create guidelines for channel names. Voor bol.com werkt een voorvoegsel als bol- goed: #bol-bestellingen, #bol-voorraad.

Zet in de kanaalbeschrijving wat er binnenkomt. Een nieuwe collega weet dan meteen dat de berichten van BluePing komen en wie erop reageert.

Statuswijzigingen in de thread

Wordt een bestelling verzonden of geannuleerd, dan reageert BluePing in de thread van het oorspronkelijke bestelbericht. Er komt dus geen tweede bericht in het kanaal. Het kanaal toont één bericht per bestelling en de thread bewaart wat er daarna gebeurde.

Slack schrijft in Use threads to organize discussions dat threads een gesprek ordenen zonder het kanaal vol te zetten. Je team kan dezelfde thread gebruiken voor een korte notitie bij een bestelling, zoals een vraag over een artikel.

Wil je bij elke nieuwe bestelling een melding krijgen, kies dan voor dit kanaal All new posts. Dat stel je per kanaal in via de meldingsknop bovenaan, beschrijft Slack in Manage notifications for specific channels.

Pauzeren en hervatten

Soms wil je even geen meldingen, bijvoorbeeld tijdens een opruiming van je assortiment. Daarvoor heeft BluePing twee commando’s:

• /blueping pause 2u pauzeert de meldingen een aantal uur, tot 72 uur.
• /blueping pause vandaag pauzeert tot middernacht.
• /blueping resume zet de meldingen eerder weer aan.

Tijdens een pauze komen er geen bestelmeldingen, geen reacties in threads en geen voorraadmeldingen. BluePing blijft je bestellingen wel bijhouden, dus /blueping today klopt nog steeds. Wat er in de pauze binnenkwam, plaatst BluePing achteraf niet alsnog.

Iedereen in de werkruimte kan pauzeren. Daarom zet BluePing in het kanaal wie de meldingen pauzeerde en tot wanneer. Zo vraagt niemand zich af waarom het stil is.

Wie ziet het antwoord op een commando

Het antwoord op een /blueping-commando ziet alleen degene die het typte. Je stoort je team dus niet als je de status opvraagt. Alleen bij pauzeren en hervatten plaatst BluePing ook een korte melding in het kanaal.

Dit zijn de commando’s die je het vaakst gebruikt:

• /blueping today: het aantal nieuwe bestellingen van vandaag.
• /blueping status: per winkel de status en het moment van de laatste controle.
• /blueping stock: de producten op of onder je voorraaddrempel.
• /blueping sync: laat BluePing nu meteen kijken, zonder op de volgende ronde te wachten.

De volledige lijst met voorbeelden staat bij alle Slack-commando’s. Moet je BluePing nog koppelen, volg dan de stappen in de installatiegids.